Κανονισμός Πιστοποίησης και Καταχώρησης

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Ο κανονισμός αυτός έχει ετοιμαστεί βάσει των κριτηρίων επάρκειας που αναφέρονται στην παράγραφο 2 του παρόντος. Το Πεδίο Διαπίστευσης το οποίο έχει δοθεί στην ISOQAR Ltd από τους σχετικούς Φορείς Διαπίστευσης αποτελεί την επιβεβαίωση ότι η ISOQAR Ltd διαθέτει την απαραίτητη τεχνογνωσία και ικανότητα για την διαχείριση και τη διεξαγωγή επιθεωρήσεων στους συγκεκριμένους τομείς δραστηριότητας. Λεπτομέρειες που αφορούν το Πεδίο Διαπίστευσης μπορούν να δοθούν από την ISOQAR –μετά από αίτηση των ενδιαφερομένων – η από την ιστοσελίδα www.ukas.com. Σε περίπτωση που μια δραστηριότητα δε συμπεριλαμβάνεται στο διαπιστευμένο πεδίο της ISOQAR, τότε η ISOQAR διατηρεί την επιλογή να παρέχει μη διαπιστευμένο πιστοποιητικό για την συγκεκριμένη δραστηριότητα. Η πιστοποίηση ενός συστήματος διαχείρισης δεν αποτελεί και δήλωση εγγύησης από την πλευρά του φορέα πιστοποίησης ότι το προϊόν ή υπηρεσία ικανοποιεί τις προδιαγραφόμενες απαιτήσεις. Η πιστοποίηση αφορά την ISOQAR μόνο και δεν περιλαμβάνει πιστοποίηση από άλλο Φορέα. Η ISOQAR Ltd δεν εμπλέκεται ούτε προσφέρει συμβουλευτική. 

ΠΕΔΙΟ ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ

Η ISOQAR αναλαμβάνει την επιθεώρηση, ανασκόπηση και πιστοποίηση συστημάτων διαχείρισης και προϊόντων τα οποία λειτουργούνται από εταιρείες σύμφωνα με ένα ευρύ φάσμα Εθνικών και Διεθνών Προτύπων και Προδιαγραφών. Ο πελάτης πρέπει να συμφωνεί ότι θα παρέχει στην ISOQAR όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται και που προβλέπονται από τις απαιτήσεις των συστημάτων. 

ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΚΑΙ ΑΜΕΡΟΛΗΨΙΑ

H ISOQAR αναλαμβάνει να παρέχει κατάλληλα ικανό προσωπικό το οποίο μπορεί να είναι είτε εργαζόμενοι είτε ικανοί υπεργολάβοι. Όλα τα μέλη της ISOQAR (εργαζόμενοι και υπεργολάβοι) απαιτείται να υπογράψουν δηλώσεις εμπιστευτικότητας και αμεροληψίας καθώς και να δηλώσουν την οποιαδήποτε σύγκρουση συμφερόντων πριν την επιθεώρηση. Οι εκθέσεις που τεκμηριώνονται κατά τη διάρκεια μίας επιθεώρησης θα παραμένουν εμπιστευτικές και διαθέσιμες μόνο στην ISOQAR και στον αντίστοιχο Φορέα Διαπίστευσης. Αποτελεί προϋπόθεση του κανονισμού πιστοποίησης το να διενεργείται η διεργασία πιστοποίησης με αμερόληπτο τρόπο. Για αυτόν τον λόγο ο πελάτης και ο αντιπρόσωπος του πελάτη θα πρέπει να δηλώνουν την οποιαδήποτε σχέση ή σύνδεσμο (εμπορικό η προσωπικό) υπάρχει μεταξύ αυτών και εκείνου του προσωπικού της ISOQAR το οποίο εμπλέκεται στη διενέργεια επιθεώρησης και μπορεί να θέσει υπό αμφισβήτηση την αμεροληψία ή την ανεξαρτησία της διεργασίας επιθεώρησης. 

ΑΙΤΗΣΗ ΓΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ

Με την παραλαβή του Ερωτηματολόγιου από τον Πελάτη, η ISOQAR θα ετοιμάσει μία προσφορά η οποία θα περιέχει ανάλυση του κόστους της επιθεώρησης. Με την αποδοχή της προσφοράς, ο πελάτης θα συμπληρώσει το έντυπο Αίτησης και θα το υποβάλει μαζί με την σχετική πληρωμή στην ISOQAR. Το έργο ανατίθεται κατόπιν σε κατάλληλη και ικανή ομάδα επιθεώρησης για τη διενέργεια της επιθεώρησης σύμφωνα με τις διαδικασίες της ISOQAR και τους όρους διαπίστευσης . 

EΤΗΣΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ, ΕΠΙΤΗΡΗΣΗ ΚΑΙ ΕΠΑΝΑΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ

Για την διατήρηση μίας πιστοποίησης μετά την έκδοση του πιστοποιητικού θα πρέπει να διενεργούνται επισκέψεις επιτήρησης του συστήματος τουλάχιστον μία ανά έτος. Περισσότερες επισκέψεις ενδέχεται να διενεργηθούν σε περίπτωση που εντοπιστούν θέματα που εγείρουν ανησυχία. Σε αυτή την περίπτωση ο πελάτης συμφωνεί ότι θα καλύψει τα επιπλέον κόστη αυτών των επισκέψεων. Για την επέκταση της πιστοποίησης πέρα από την περίοδο 3 ετών απαιτείται μια επιθεώρηση επαναπιστοποίησης. Αυτή διενεργείται πριν από την ημερομηνία λήξης του πιστοποιητικού. Η επαναπιστοποίηση συνεπάγεται επιπλέον αμοιβή για την κάλυψη διαχειριστών εξόδων καθώς και επιπλέον ημέρες επιθεώρησης. 

ΕΠΕΚΤΑΣΗ Ή ΑΛΛΑΓΗ ΤΟΥ ΠΕΔΙΟΥ Ή ΤΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΤΗΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ

Η αίτηση για την επέκταση του πεδίου πιστοποίησης γίνεται με τον ίδιο τρόπο με τις αρχικές πιστοποιήσεις, περιγράφοντας την αιτούμενη επέκταση του πεδίου, την αλλαγή του ονόματος ή διεύθυνσης, πρόσθετα πρότυπα ή άλλες απαιτούμενες αλλαγές. Για την επιβεβαίωση των αλλαγών ή προσθηκών ενδέχεται να απαιτηθεί επιθεώρηση. Με την προϋπόθεση της επιτυχούς ολοκλήρωσης της διαδικασίας, θα εκδοθεί από την ISOQAR Ltd νέο πιστοποιητικό που θα περιλαμβάνει τον νέο πεδίο πιστοποίησης. Θα υπάρξει σχετική χρέωση για οποιεσδήποτε αλλαγές που απαιτήσουν την επανέκδοση πιστοποιητικού. 

ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ, ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ & ΠΡΟΒΟΛΗ

Με την έκδοση ενός πιστοποιητικού (και όχι πριν) ο πελάτης έχει το δικαίωμα να ανακοινώσει, κοινοποιήσει, και προβάλει το γεγονός. Ο πελάτης μπορεί επίσης να κάνει χρήση των αντίστοιχων λογοτύπων στα έντυπα και στην ιστοσελίδα του με την προϋπόθεση όμως ότι αυτό γίνεται μόνο για το συγκεκριμένο πεδίο που επιθεωρήθηκε και για τα σχετικά πρότυπα ή προδιαγραφές. Ο πελάτης δεν πρέπει να κάνει η να επιτρέψει οποιαδήποτε παραπλανητική δήλωση σχετικά με την πιστοποίησή του, η να επιτρέψει την χρήση μέρους ή του συνόλου ενός εγγράφου πιστοποίησης με παραπλανητικό τρόπο. Η οποιαδήποτε αναφορά στη πιστοποίηση του συστήματος διαχείρισης του πελάτη δεν θα πρέπει να αφήνει να διαφαίνεται ότι η ISOQAR έχει πιστοποιήσει το προϊόν την υπηρεσία ή την διεργασία. Με την πιστοποίηση η ISOQAR ενδέχεται να επικοινωνήσει με πελάτες μέσω ταχυδρομείου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεομοιοτυπικού για οποιοδήποτε θέμα σχετίζεται με την πιστοποίηση και άλλες υπηρεσίες ή άλλα θέματα ενδιαφέροντος. 

ΕΣΦΑΛΜΕΝΗ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ ΚΑΙ ΛΟΓΟΤΥΠΩΝ

Η ISOQAR θα παρέχει οδηγίες και θα πάρει κάθε λογική προφύλαξη ώστε να εξασφαλίσει να μη γίνει εσφαλμένη χρήση του πιστοποιητικού της ή των λογοτύπων. Ο πελάτης δεσμεύεται να χρησιμοποιεί με σωστό τρόπο τα λογότυπα πιστοποίησης και διαπίστευσης και μόνο για τον συγκεκριμένο πεδίο πιστοποίησης που επιθεωρήθηκε και για τα σχετικά πρότυπα ή προδιαγραφές για τα οποία έχει γίνει η πιστοποίηση. Ο πελάτης δεν θα πρέπει να χρησιμοποιήσει την πιστοποίησή του με τέτοιον τρόπο που να φέρει την ISOQAR ή το σύστημα πιστοποίησης σε ανυποληψία. 

ΑΜΟΙΒΕΣ

Όλες οι αμοιβές που αποδίδονται στην ISOQAR δεν επιστέφονται για κανέναν λόγο. Οι αμοιβές επιθεώρησης είναι πληρωτέες τουλάχιστο 15 ημέρες πριν από έναρξη της επιθεώρησης. Τα ετήσια τέλη είναι πληρωτέα προκαταβολικά για τη διατήρηση της πιστοποίησης. Πρόσθετες χρεώσεις ενδέχεται να εφαρμοστούν για την επανα-πιστοποίηση. Οι αμοιβές για τη διενέργεια επιθεώρησης θα ανασκοπούνται ετησίως και ενδέχεται να αυξηθούν. Η οποιαδήποτε επανέκδοση πιστοποιητικών (για λόγους όπως η αλλαγή ονόματος, διεύθυνσης, ή μικρές αλλαγές στη διατύπωση του πεδίου πιστοποίησης) συνοδεύεται με επιπλέον χρέωση. Πληρωμές ανά μήνα ενδέχεται να μπορούν να κανονιστούν. Το πλήρες ποσό του ΦΠΑ στο ετήσιο τιμολόγιο θα συμπεριληφθεί στη πρώτη πληρωμή. Οι μηνιαίες δόσεις για κάθε επόμενο χρόνο επιτρέπονται με την προϋπόθεση να έχουν ολοκληρωθεί όπως προβλέπεται όλες οι δόσεις του προηγούμενου έτους. Οι επιπρόσθετες επισκέψεις ή οι ανασκοπήσεις στο γραφείο που διενεργούνται ως αποτέλεσμα μη συμμόρφωσης θα χρεώνονται με την τυπική τρέχουσα χρέωση της ISOQAR. 

ΑΝΑΣΤΟΛΗ Ή ΑΝΑΚΛΗΣΗ ΤΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ

Αναφερθείτε επίσης στη Διαδικασία Ένστασης. Μετά από μία επιτυχή επιθεώρηση του συστήματος διαχείρισης ενός πελάτη ως προς συγκεκριμένο πρότυπο ή προδιαγραφή, μπορεί να γίνει αναστολή ή ανάκληση του πιστοποιητικού ως κάτωθι: Προσωρινή αναστολή (δηλαδή για μικρό διάστημα) λόγω: 1.Συνεχούς μη σωστής χρήσης των λογοτύπων. 2.Αποτυχία της εφαρμογής διορθωτικής ενέργειας η οποία απαιτείται για εύρημα που έχει προκύψει κατα μία επιθεώρηση. 3.Οποιαδήποτε άλλη ενέργεια που αθετεί τον παρόν κανονισμό. Ανάκληση λόγω: 1.Αποτυχία ανταπόκρισης σε αιτήματα της ISOQAR μετά από προσωρινή αναστολή ενός πιστοποιητικού. 2.Αποτυχία του πελάτη να τακτοποιήσει τις οικονομικές του υποχρεώσεις. 3.Μετά από αίτηση του πελάτη Με την αναστολή ή ανάκληση του πιστοποιητικού ο πελάτης πρέπει να διακόψει τη χρήση όλων των προωθητικών υλικών που κάνουν αναφορά στη πιστοποίηση. Σε περίπτωση επανα ενεργοποίησης του πιστοποιητικού υπάρχει χρέωση. 

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΝΣΤΑΣΗΣ

Εάν για οποιονδήποτε λόγο ο πελάτης δεν συμφωνεί με τα συμπεράσματα της επιθεώρησης, η της αναστολής ή της ανάκλησης ενός πιστοποιητικού, τότε ο πελάτης έχει το δικαίωμα να καταθέσει ένσταση στην ISOQAR. Όλες οι ενστάσεις θα εξετάζονται παρουσία μιας ανεξάρτητης επιτροπής που διέπεται από την ISOQAR. Η επιτροπή θα ακούσει και θα εξετάσει τα στοιχεία που θα κατατεθούν και από τον αντιπρόσωπο του πελάτη αλλά και από τον αντιπρόσωπο της ISOQAR. Η απόφαση της επιτροπής είναι τελεσίδικη και δεσμευτική για τον πελάτη και την ISOQAR. Δεν θα επιτραπεί καμία ανταπαίτηση σε κανένα από τα εμπλεκόμενα μέρη. Σε καμία περίπτωση και για κανένα από τα εμπλεκόμενα μέρη δεν αναγνωρίζονται κόστη που απορρέουν από την ένσταση. Τα έξοδα όμως που σχετίζονται με την ένσταση θα καλυφθούν εξ’ ολοκλήρου από τον μέρος εκείνο εις βάρους του οποίου βγήκε η απόφαση της επιτροπής. Η κατάθεση ένστασης πρέπει να παρέχει και τα πλήρη στοιχεία της διεργασίας. 

ΠΑΡΑΠΟΝΑ ΚΑΙ ΣΧΟΛΙΑ ΠΕΛΑΤΩΝ

Σε περίπτωση που ένας Πελάτης έχει λόγο για να υποβάλει παράπονο ή σχόλιο, τότε αυτά θα πρέπει να υποβάλλονται γραπτώς στην ISOQAR. Οι πολιτικές της ISOQAR περιλαμβάνουν τεκμηριωμένες διαδικασίες για τον χειρισμό παραπόνων και σχολίων. 

ΑΚΥΡΩΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΕΝΩΝ ΕΠΙΣΚΕΨΕΩΝ

Η ISOQAR δεσμεύει πόρους για την διενέργεια των επισκέψεων επιθεώρησης. Συνεπώς θα υπάρχει χρέωση σε περίπτωση που μία προγραμματισμένη επιθεώρησης μεταφερθεί ή ακυρωθεί σε διάστημα μικρότερου των 20 εργασίμων ημερών από την προγραμματισμένη ημερομηνία. Η χρέωση που θα γίνει είναι ίση με το μισό της τρέχουσας τυπικής αμοιβής της ISOQAR. Οποιαδήποτε επιπλέον έξοδα έχουν πραγματοποιηθεί και δεν μπορούν να επιστραφούν (π.χ. προπληρωμή αεροπορικών εισιτηρίων ή ξενοδοχείων) θα χρεώνονται στον πελάτη. 

ΕΥΘΥΝΗ

Ούτε η ISOQAR ούτε κανένας από τους εργαζόμενους ή αντιπροσώπους της εγγυάται την ακρίβεια οποιασδήποτε επιθεώρησης, ανασκόπησης, πληροφορίας, πιστοποίησης, υπηρεσίας ή συμβουλής που παρέχεται. Με εξαίρεση αυτά που αναφέρονται στο παρόν, ούτε η ISOQAR ούτε κανένας από τους εργαζομένους της ή αντιπροσώπους της θα φέρει ευθύνη για οποιαδήποτε απώλεια, έξοδο ή ζημία που θα υποστεί η εταιρεία, πελάτης της ή άτομο προερχόμενη από οποιαδήποτε πράξη της ISOQAR ή εργαζομένου της ή αντιπροσώπου της, στο βαθμό βέβαια που ή μη ανάληψη της εύθηνης αυτής είναι αντίθετη με την ισχύουσα νομοθεσία. 

ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΗ

Ο πελάτης θα αποζημιώσει την ISOQAR για οποιεσδήποτε αξιώσεις ή ζημίες υποστεί η ISOQAR προερχόμενες από μη σωστή χρήση οποιασδήποτε έγκρισης ή πιστοποίησης του έχει παραχωρήσει η ISOQAR με βάση τον παρόν κανονισμό. 

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΩΝ ΑΠΟ ΦΟΡΕΙΣ ΔΙΑΠΙΣΤΕΥΣΗΣ Ή ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΜΕΝΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ

Αποτελεί όρος του κανονισμού πιστοποίησης ότι όλοι οι πιστοποιημένοι πελάτες της ISOQAR θα πρέπει (εφόσον απαιτηθεί) να επιτρέψουν την παρουσία αντιπροσώπων που θα παρακολουθούν τους επιθεωρητές κατά την διενέργεια επιθεώρησης. Το να μη επιτραπεί αυτό από τον πελάτη μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την πιστοποίησή του. 

Σημειώσεις

Ο κανονισμός αυτός είναι ελεύθερη μετάφραση του πρωτοτύπου ο οποίος έχει γραφτεί στην Αγγλική. Η μετάφραση πιστεύεται ότι είναι ακριβής. Διευκρινίζεται όμως ότι σε περίπτωση νοηματικών διαφοροποιήσεων, ο ισχύον κανονισμός είναι εκείνος της Αγγλικής. Αντίγραφο του κανονισμού στην Αγγλική μπορεί να σας αποσταλεί μετά από αίτηση ή μπορεί να διαβαστεί στην ιστοσελίδα www.isoqar.com . Σε περίπτωση διενέξεων με την ISOQAR ισχύουσα νομοθεσία είναι η νομοθεσία της Μ. Βρετανίας. 

ΜΕΘΟΔΟΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ

Η επιθεώρηση διενεργείται σε πολλά στάδια Το πρώτο στάδιο είναι σχεδιασμένο για να αποδεικνύει ότι ο πελάτης έχει ένα σύστημα διαχείρισης το οποίο είναι σύμφωνο με τις απαιτήσεις του σχετικού προτύπου. Συνήθως εμπλέκει την ανασκόπηση της τεκμηρίωσης στην έδρα του πελάτη, μια περιορισμένη επιθεώρηση κάποιων διαχειριστικών διεργασιών ,εάν υπάρχουν, και την ανάπτυξη ενός πλάνου για το δεύτερο στάδιο της επιθεώρησης. Παραδίδεται μια πλήρη Έκθεση στον οργανισμό και συμφωνείται η ημερομηνία για το δεύτερο στάδιο της επιθεώρησης. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις το στάδιο αυτό ενδέχεται να διενεργηθεί στα γραφεία της ISOQAR. Το δεύτερο στάδιο της επιθεώρησης διενεργείται στην έδρα του πελάτη και καθορίζει ότι ο πελάτης εφαρμόζει πλήρως το σύστημα διαχείρισης και ότι συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις των σχετικών προτύπων ή προδιαγραφών Μετά την πιστοποίηση, η ISOQAR θα πρέπει να ενημερώνεται σε περίπτωση που οποιεσδήποτε περιστάσεις επηρεάζουν την πιστοποίηση. Η ISOQAR διατηρεί το δικαίωμα να διενεργήσει ,αν κρίνει αναγκαίο, νέα επιθεώρηση. 

ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ

Με την επιτυχή ολοκλήρωση και του 2ου σταδίου, η ομάδα επιθεώρησης υποβάλει μία πλήρη Έκθεση στην ISOQAR. Με την λήψη μίας Έκθεσης που δηλώνει και εισηγείται ότι το σύστημα διαχείρισης του πελάτη ικανοποιεί τις απαιτήσεις των σχετικών προτύπων ή προδιαγραφών, η Έκθεση θα ανασκοπείται μαζί με όλη την υποστηρικτική τεκμηρίωση από κατάλληλα ικανό και εξουσιοδοτημένο μέλος της ISOQAR που ,εάν συμφωνεί με την εισήγηση, εξουσιοδοτεί την έκδοση ενός πιστοποιητικού με τον αριθμό και πεδίο πιστοποίησης. Το πιστοποιητικό αυτό είναι και παραμένει πάντα ιδιοκτησία της ISOQAR Ltd. Με την προϋπόθεση ότι ο πελάτης τηρεί το Σύστημα Διαχείρισης σύμφωνα με τις απαιτήσεις των αναγκαίων προτύπων, το πιστοποιητικό έχει ισχύ μέχρι τρία χρόνια. Η διάρκεια ισχύος είναι εξαρτώμενη από τα σχετικά πρότυπα ή προδιαγραφές. 

ΟΜΑΔΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ

Η ISOQAR θα παρέχει μία κατάλληλα ικανή Ομάδα Επιθεώρησης ή επιμέρους Επιθεωρητή για τη διενέργεια της επιθεώρησης σε συμφωνία με το πλάνο επιθεώρησης ή τις άλλες συνεννοήσεις που έγιναν με τον πελάτη. Ο Πελάτης έχει το δικαίωμα να αρνηθεί κάποιον επιμέρους επιθεωρητή, αλλά αυτό πρέπει να το πράξει αμέσως μόλις λάβει την ειδοποίηση των επιθεωρητών που θα απαρτίζουν την ομάδα επιθεώρησης. Η ISOQAR διατηρεί το δικαίωμα να αλλάξει τον Επιθεωρητή που του είχε ανατεθεί η επιθεώρηση ή να προσθέσει επιπλέον επιθεωρητές για την κάλυψη των λειτουργικών απαιτήσεων. 

ΕΠΙΠΛΕΟΝ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΓΙΑ ΕΙΔΙΚΑ ΠΡΟΤΥΠΑ/ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ/ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ

Συμφωνώντας με τον αυτόν τον Κανονισμό Πιστοποίησης ο Πελάτης συμφωνεί να τηρεί οποιουσδήποτε κανόνες, απαιτήσεις ή προϋπόθεσης καθορίζονται από άλλους οργανισμούς ή τις ειδικές απαιτήσεις ενός προτύπου ή συστήματος. Παράδειγμα αποτελεί το British Retail Consortium – πρότυπα BRC. Πλήρη στοιχεία τέτοιων προϋποθέσεων είναι διαθέσιμα κατόπιν αιτήσεως στην ISOQAR. 

ΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΟΝ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ

Η ISOQAR διατηρεί το δικαίωμα να αλλάξει τον παρόντα κανονισμό χωρίς προηγούμενη ανακοίνωση.